Jobb

Organisera din mailinkorg och slipp stress

Mailinkorgen är för många ett stressmoment och något som de flesta då och då får ont i magen över. Kanske är inkorgen full med mail, det är svårt att veta vilka mail som är viktiga och det är svårt att veta vilka som är aktuella. Vi har alla varit där! Men jag har ett tips till er.
När vi var i USA på High Performance Academy 2014 fick vi en liten lektion i hur vi skulle strukturera upp vår inkorg för att undvika att bli stressade av den. För som det ser ut idag är det många som styrs av sina mail och inte tvärtom.

Jag har utvecklat organisationsmetoden för min inkorg och tänkte dela med mig av den eftersom jag tycker att den är närmast briljant. Aldrig mer ont i magen av en inkorg med 300 mail där jag knappt har en aning om vad som är vad.

  1. Börja med att skapa nya mappar under ”Inkorg”. Det kan vara allt ifrån leverantörer till kunder till ekonomi eller vad som nu fungerar för dig. Gör undermappar om det behövs. Gör exakt så många mappar du behöver, hellre fler än färre. På praktiken hjälper jag till i många olika projektgrupper vilket gör att jag kommer i kontakt med flera kunder. Jag har cirka 25 undermappar i min inkorg och ytterligare 6 undermappar på två av dessa.
  2. Rensa inkorgen. Gör det bara. Gå igenom från äldst mail fram till det senaste. Rensa utifrån detta: är det aktuellt? Behåll i Inkorgen. Innehåller mailet information som kan komma att behövas senare? Sortera mailet i den mapp som den tillhör. Är det både inaktuellt och innehåller inget av värde? Radera. Under tiden som du gör detta kommer du säkert på fler undermappar som du behöver; kanske är det en ny leverantör som du har fått mail ifrån men glömt bort att sortera? Gör en egen mapp, även om det bara är några få mail som tillhör den mappen. Du kommer tacka dig själv senare. Obs! Jag har en mapp som heter ”kul mail” med mail som inte är arbetsrelaterade, men som jag ändå vill spara av olika anledningar. Kanske är någon rolig länk eller så. Det är fullt OK att spara dessa, men lägg i en annan mapp.
  3. Det kan ta ett tag, men nu ska du alltså ha sorterat inkorgen och enbart ha aktuella mail däri och samtliga informativa mail sorterade i undermappar. Heja dig! Nu tittar du på de mail du har kvar, är det något som är brådskande? Flagga det mailet. På så vis har du alltid koll på att du måste ta tag i något som står i mailet, besvara det eller liknande.
  4. Nu gäller det att behålla din fina struktur. Så fort ett mail kommer tittar du på 1. Kan du svara direkt? Gör det. Annars flagga. 2. Är det information du ska spara? Lägg det i rätt mapp. 3. Är det aktuellt? Behåll det i Inkorgen. Så fort du är klar med en uppgift, har besvarat mailet eller på något sätt är klart med det så antingen raderar du det eller sorterar du in det i rätt mapp.

Jag har på sin höjd 4 mail i min inkorg när jag går för dagen. Oftast bara ett eller två. Det kan låta löjligt men att ha en helt tom inkorg eller bara ha något mail (som jag då också vet att jag har påbörjat med att lösa) är som balsam för själen. Det är så otroligt stressbefriande.
Det finns flera knep att ta till gällande sin inkorg – t.ex. hur man lägger upp en dagsplan för när man ska gå igenom mailen, svara/avvakta/radera, flagga mail osv men jag tycker detta räcker för idag. Gör dig själv en tjänst och organisera din inkorg NU!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *